Les déplacements professionnels interviennent souvent en entreprise afin d’accroître sa productivité. Ce faisant, la préparation de ce voyage se doit d’être une réussite pour maintenir votre concentration sur la tâche à accomplir. Nombreuses sont les options auxquelles vous serez confronté pour une bonne préparation. Découvrez comment organiser vos déplacements professionnels pour en tirer le meilleur parti.
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Procéder au calcul correct des coûts de votre déplacement professionnel
Partir en mission dans le cadre de votre travail, nécessite une bonne détermination des frais de déplacement. À cela s’ajoutent les imprévues, et des horaires de travail pouvant aller au-delà de celles habituelles. Ainsi, vous devez prévoir :
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- Frais de transport ;
- Frais d’hébergement ;
- Les Frais de repas ;
- Et les frais de participation (s’il s’agit d’un séminaire ou d’un congrès professionnel).
Pour cela, optez dès le début pour une planification de vos tâches, du lieu de séjour et bien d’autres. Ayez une feuille de route et faîtes les réservations indispensables.
Opter pour un calendrier de planification de votre séjour
Vous partez en voyage d’affaires, optez pour le calendrier Excel 2023 à télécharger pour mieux planifier votre voyage. Il s’agit d’un traditionnel modèle de calendrier dont vous pouvez vous servir et vous y adapter à votre guise. Il est disponible en version Excel, PDF et PNG.
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Notez que vous pouvez le télécharger, le personnaliser et faire son impression chaque année. De plus, il est très efficace par sa simplicité, et saura mieux vous servir durant votre voyage professionnel.
Poser le cadre du voyage professionnel
Il est essentiel de procéder à l‘analyse des objectifs à atteindre dans le cadre du déplacement professionnel. Pour cela, vous devez faire le point de ces objectifs, de même que vos motifs de déplacement. Assurez-vous d’avoir des renseignements sur votre destination ainsi que les moyens de transport disponibles.
Notez que vous pouvez faire recours au calendrier Excel 2023 pour préparer au préalable les personnes à rencontrer. Il en sera de même pour vos tâches à accomplir au cours du séjour.
Faîtes une liste du matériel et des documents indispensables au déplacement professionnel. Aussi, servez-vous du calendrier Excel 2023, pour y définir la date de départ, ainsi que la durée du séjour.
Réserver le transport et penser aux assurances
Une fois l’ordre de mission du voyage professionnel obtenu, procédez à la réservation du transport. Ainsi, faîtes recours à un tableau comparatif des coûts de déplacement. Analysez quel moyen de transport serait plus efficace et adéquat pour vous. Songez aussi aux réductions pour des réservations de groupe de même que l’option du covoiturage.
Notez que cette option s’avère plus économique pour votre voyage d’affaires. Tenez également compte des moyens de déplacement sur place. Aussi, vous devez déterminer la distance qui sépare votre hébergement de l’aéroport ou de la gare.
Par ailleurs, vous devez considérer le type d’assurance pour cette mission. Contrôlez si une assurance pour un trajet professionnel à l’étranger est programmé pour chaque collaborateur en mission.
Sachez que la souscription à une assurance voyage pour un déplacement d’affaires est fortement recommandée. En effet, cette assurance intervient dans la limitation des dépenses lors d’un incident. De plus, elle assure la couverture des coûts médicaux, de même que le rapatriement.