Les avantages de la dématérialisation de vos documents d’entreprise

On entend par dématérialisation des documents leur traitement pour se passer du format papier. Oui, on parle bien de numérisation. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises passent à la dématérialisation de leurs documents, mais aussi de leurs données. N’en êtes-vous pas encore à ce stade ? Avez-vous des doutes ? Découvrez les avantages de la dématérialisation.

La dématérialisation en quelques mots

Comme nous l’avons évoqué ci-dessus, la dématérialisation peut être définie comme le processus qui consiste au remplacement des supports matériels dont le papier par un format numérique. On a tendance à croire que la dématérialisation se limite à la numérisation, mais sachez que ce processus comprend également la phase de l’indexation, de l’archivage et de la certification. Quel est le réel intérêt de cette dématérialisation ?

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Pour gagner de l’espace

Aujourd’hui, en travaillant sur papier, combien de mètres carrés utilisez-vous pour archiver tous vos documents ? À ce jour, ils peuvent occuper un ou deux mètres carrés, mais avec le temps, vous aurez besoin de plus d’espace, voire un bureau en entier. Si vous voulez optimiser vos locaux, pensez à la dématérialisation.

Cette pile de dossiers pourra être stockée sur une petite clé USB. Il est même possible de penser au stockage dans un serveur en ligne, ce qui fait que vos documents n’occupent plus aucun espace dans vos locaux.

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Pour faciliter l’accès aux données

L’autre avantage de la dématérialisation réside dans la facilité d’accès aux données. En effet, vous n’aurez plus à retourner le bureau entier pour trouver un document particulier. Ça ne s’arrête pas là, car même si vos collaborateurs et vous, ne vous retrouviez pas au bureau, il y a moyen d’accéder à ces fichiers s’ils sont stockés sur le cloud. La dématérialisation facilite aussi la modification et le partage des fichiers, et ce, de manière instantanée.

Pour mieux tracer les documents

La dématérialisation optimise l’organisation des documents. On peut par exemple créer un dossier pour que le personnel d’un service particulier retrouve les documents dont il a besoin. Ce processus permet même d’avoir l’historique de création et de modification d’un dossier. Vous n’aurez donc plus besoin d’aller toquer aux portes de plusieurs services pour savoir si tel ou tel document est passé par eux. Dans cette optique, la productivité de l’entreprise sera meilleure et la communication sera d’autant plus fluide.

Pour avoir des mêmes documents de valeur égale

Si certaines entreprises n’osent pas franchir le cap de la dématérialisation, c’est tout simplement par crainte. Sachez que ces documents qu’ils soient en papier ou en version numérique, ont la même valeur si vous adoptez les bonnes solutions. Il est par exemple possible d’adopter la signature électronique pour justifier l’identité du signataire. Pour avoir une facture électronique valide, cliquez ici.

Pour réduire l’empreinte écologique

Même si vous allez y aller petit à petit pour cette dématérialisation, votre consommation de papier va diminuer et il en est de même pour votre consommation d’encre. Vous utiliserez ainsi moins de ressources et votre empreinte écologique va diminuer.

Pour améliorer la sécurité de vos données sensibles

La dématérialisation est aussi bénéfique pour la sécurité de vos données sensibles. Effectivement, le risque de vol ou de perte d’un document papier est bien plus important que celui d’un document numérique stocké dans un serveur sécurisé. Vous pouvez ainsi être sûr(e) que vos informations confidentielles sont mieux protégées.

Avec la gestion électronique des documents, vous pouvez gérer les droits d’accès à vos fichiers en fonction du rôle et des responsabilités de chaque collaborateur. Cela limite considérablement les risques d’atteinte à la confidentialité.

Grâce aux outils informatiques dédiés à la dématérialisation, il devient possible de tracer l’ensemble des actions réalisées sur un fichier numérique : création, modification, consultation… Ce suivi permet une meilleure traçabilité et une surveillance accrue sur votre système documentaire.

Bref : opter pour la dématérialisation ne présente pas seulement des avantages financiers, mais aussi une solution efficace pour garantir la protection totale de vos données stratégiques.

Pour optimiser votre processus de gestion documentaire

La dématérialisation est une véritable opportunité pour améliorer votre processus de gestion documentaire. Elle vous permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d’optimiser vos tâches administratives.

Avec la dématérialisation, les flux d’informations circulent plus rapidement et plus efficacement. Les documents peuvent être partagés en temps réel entre différents collaborateurs, sans avoir besoin de transférer des fichiers physiques ou d’imprimer plusieurs copies.

Le traitement automatisé des données facilite aussi grandement le travail administratif. Grâce à l’utilisation de logiciels spécialisés, vous pouvez extraire automatiquement certaines informations contenues dans un document (date, montant…), ce qui permet aux collaborateurs de gagner du temps et de limiter les erreurs humaines.

La dématérialisation offre une solution pratique pour la conservation des documents sur le long terme. Effectivement, il peut être difficile et coûteux de stocker des archives papier sur plusieurs années voire décennies. Au contraire, avec la numérisation et l’hébergement sécurisé sur un serveur distant, vous pouvez conserver vos documents électroniques pendant plusieurs années facilement.

Opter pour la dématérialisation ne se cantonne pas seulement à une simple transition vers le numérique mais constitue aussi une véritable transformation digitale qui contribue à moderniser votre entreprise tout en améliorant sa productivité au quotidien.