On entend par dématérialisation des documents leur traitement pour se passer du format papier. Oui, on parle bien de numérisation. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises passent à la dématérialisation de leurs documents, mais aussi de leurs données. N’en êtes-vous pas encore à ce stade ? Avez-vous des doutes ? Découvrez les avantages de la dématérialisation.
Plan de l'article
La dématérialisation en quelques mots
Comme nous l’avons évoqué ci-dessus, la dématérialisation peut être définie comme le processus qui consiste au remplacement des supports matériels dont le papier par un format numérique. On a tendance à croire que la dématérialisation se limite à la numérisation, mais sachez que ce processus comprend également la phase de l’indexation, de l’archivage et de la certification. Quel est le réel intérêt de cette dématérialisation ?
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Pour gagner de l’espace
Aujourd’hui, en travaillant sur papier, combien de mètres carrés utilisez-vous pour archiver tous vos documents ? À ce jour, ils peuvent occuper un ou deux mètres carrés, mais avec le temps, vous aurez besoin de plus d’espace, voire un bureau en entier. Si vous voulez optimiser vos locaux, pensez à la dématérialisation.
Cette pile de dossiers pourra être stockée sur une petite clé USB. Il est même possible de penser au stockage dans un serveur en ligne, ce qui fait que vos documents n’occupent plus aucun espace dans vos locaux.
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Pour faciliter l’accès aux données
L’autre avantage de la dématérialisation réside dans la facilité d’accès aux données. En effet, vous n’aurez plus à retourner le bureau entier pour trouver un document particulier. Ça ne s’arrête pas là, car même si vos collaborateurs et vous, ne vous retrouviez pas au bureau, il y a moyen d’accéder à ces fichiers s’ils sont stockés sur le cloud. La dématérialisation facilite aussi la modification et le partage des fichiers, et ce, de manière instantanée.
Pour mieux tracer les documents
La dématérialisation optimise l’organisation des documents. On peut par exemple créer un dossier pour que le personnel d’un service particulier retrouve les documents dont il a besoin. Ce processus permet même d’avoir l’historique de création et de modification d’un dossier. Vous n’aurez donc plus besoin d’aller toquer aux portes de plusieurs services pour savoir si tel ou tel document est passé par eux. Dans cette optique, la productivité de l’entreprise sera meilleure et la communication sera d’autant plus fluide.
Pour avoir des mêmes documents de valeur égale
Si certaines entreprises n’osent pas franchir le cap de la dématérialisation, c’est tout simplement par crainte. Sachez que ces documents qu’ils soient en papier ou en version numérique, ont la même valeur si vous adoptez les bonnes solutions. Il est par exemple possible d’adopter la signature électronique pour justifier l’identité du signataire. Pour avoir une facture électronique valide, cliquez ici.
Pour réduire l’empreinte écologique
Même si vous allez y aller petit à petit pour cette dématérialisation, votre consommation de papier va diminuer et il en est de même pour votre consommation d’encre. Vous utiliserez ainsi moins de ressources et votre empreinte écologique va diminuer.