Pour une meilleure gestion des ressources humaines, il est important d’adopter le logiciel qui répondra le mieux aux attentes de votre entreprise. Cette étape est très délicate, car le programme en question doit pouvoir être performant et utilisé à long terme.
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Les conditions à prendre en compte pour un meilleur choix
Il est primordial d’opter pour un programme RH simple, accessible et agile. Il doit être également doté de la capacité à pouvoir se connecter à d’autres logiciels. L’étape suivante est de vous faire une opinion sur les différents logiciels en les comparant. Par exemple, certains sont spécialisés dans la transformation numérique des ressources humaines. Par contre, d’autres sont experts dans la paie. De nombreux outils sont mis en place pour évaluer les particularités de ces différents programmes. Ainsi, si vous regardez ce comparatif sur les logiciels RH, vous définirez facilement celui qui convient le mieux à votre société.
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Après avoir procédé à cette comparaison, il serait aussi convenable de les expérimenter en vous inspirant des démonstrations concernant le sujet. Cela vous permettra donc de découvrir chaque logiciel en entier et vous renseignera de manière approfondie dessus. De plus, si vous disposez d’un service informatique, il est fondamental de les consulter. Vous obtiendrez ainsi leur adhésion au moment de l’introduction de l’outil.
Le choix d’un programme sécurisé et adapté au développement de votre entreprise vous sera très profitable. Il devra donc protéger les données concernant vos employés. Il doit également pouvoir prendre en compte le processus de recrutement et la gestion des candidatures. Pour bénéficier des nouvelles fonctionnalités, il serait aussi convenable de le mettre à jour de temps à autre.
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Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel RH performant
Une fois que vous avez déterminé les critères de sélection qui conviennent à votre entreprise, il est temps de considérer les fonctionnalités indispensables d’un logiciel RH performant. Voici donc quelques aspects à prendre en compte :
C’est l’une des fonctions principales du logiciel RH et doit être prise en compte lors du choix. Assurez-vous que le programme peut stocker facilement toutes les informations relatives aux salariés : coordonnées, expérience professionnelle, formation, etc.
La gestion efficace du temps et des congés est une préoccupation majeure pour la plupart des entreprises. Un bon logiciel RH offre la possibilité de gérer dans un même système tous ces aspects chronophages tels que les horaires flexibles, les heures supplémentaires ou encore la planification des jours de congé.
L’administratif lié à la paie peut vite se transformer en cauchemar s’il n’est pas bien géré. Les programmes spécialisés dans le domaine peuvent faciliter cette mission grâce notamment à l’automatisation de certaines tâches comme le calcul automatique des cotisations sociales ou encore la génération personnalisée d’un bulletin de salaire pour chaque employé.
Un autre aspect important est celui lié au recrutement car embaucher un nouvel employé prend souvent plus de temps qu’on ne pourrait penser. Le processus demande plusieurs étapes allant de l’évaluation initiale jusqu’à l’embauche finale. Il existe par exemple des programmes permettant de trier les CV, d’organiser des entretiens ou encore de créer un dossier candidat unique pour chaque postulant.
Pour maintenir les compétences et qualifications du personnel au plus haut niveau possible, vous devez former en continu vos salariés. Les logiciels RH peuvent vous aider à planifier, suivre et évaluer l’ensemble des formations dispensées auprès du personnel concerné. Le système peut aussi contenir une section dédiée aux certifications obtenues par les employés.
Cette fonctionnalité a pour but de fournir une vue globale sur le capital humain (turnover, absentéisme, etc.) afin d’aider la direction dans ses prises de décisions stratégiques en termes de ressources humaines. Vous devez avoir accès à différents types de rapports statistiques selon vos besoins spécifiques.
Bien entendu, il n’y a pas d’exhaustivité quant aux différentes fonctionnalités proposées par les programmes RH actuellement disponibles sur le marché. Il revient donc à chacun d’établir sa liste prioritaire en fonction des besoins exprimés par son entreprise.
Les critères de sélection pour un logiciel RH adapté à votre entreprise
Pour choisir un logiciel RH adapté à votre entreprise, vous devez prendre en compte certains critères afin d’éviter les mauvaises surprises. Voici quelques éléments clés à considérer lorsque vous effectuez votre sélection.
La taille et le type de votre entreprise :
Vous devez prendre en compte la taille et le type de votre entreprise lors du choix d’un logiciel RH. Effectivement, si vous dirigez une petite entreprise avec moins de 20 employés, il n’est pas nécessaire d’opter pour un programme sophistiqué comprenant des fonctionnalités complexes telles que la gestion des temps ou encore les tableaux de bord avancés. Au contraire, privilégiez plutôt une solution simple qui couvre uniquement l’essentiel : la gestion des données employés et éventuellement celle liée aux fichiers de paie.
Dans le cas où vous êtes à la tête d’une grande entreprise avec plusieurs centaines voire milliers d’employés répartis sur différents sites géographiques dans le monde entier, vous aurez besoin d’un logiciel RH plus complet offrant une large gamme de fonctions telles que celles citées précédemment (gestion des absences et du temps notamment).
Orientations stratégiques :
Votre choix doit aussi être guidé par vos orientations stratégiques actuelles et futures. Il s’agit ici non seulement des objectifs, mais aussi du plan global autour du capital humain dont dispose l’entreprise. Si vous cherchez avant tout à développer davantage vos compétences internationales, alors optez pour un système capable de gérer les disparités culturelles au sein même de l’entreprise, comme par exemple celui de la gestion des absences en liaison avec les jours fériés et les congés payés dans chaque pays où l’entreprise est présente.
Budget :
Le budget que vous avez alloué pour l’achat d’un logiciel RH doit être un autre facteur à prendre en compte. Les outils disponibles sur le marché varient beaucoup en termes de prix, ce qui peut influencer votre choix final. Il est donc recommandé d’établir une fourchette budgétaire définissant le coût maximal acceptable tout en sachant qu’il s’agit là d’un investissement à long terme pouvant être rentabilisé rapidement s’il est bien choisi. En fonction du budget imparti, il faudra choisir entre différentes formules proposées par les éditeurs comme par exemple : SaaS (Software as a Service), PaaS (Platform as a Service) ou encore IaaS (Infrastructure as a Service).
L’interface utilisateur :
Lorsque vous choisissez un logiciel RH, pensez aussi à considérer l’expérience utilisateur offerte aux employés amenés à travailler quotidiennement dessus. Le programme doit être facilement accessible depuis n’importe quel navigateur web, mais surtout doté d’une interface intuitive simplifiant ainsi son utilisation auprès des utilisateurs non spécialistes.
En résumé, le choix du bon logiciel RH dépendra principalement de la taille et du type de votre entreprise, mais aussi de vos orientations stratégiques actuelles et futures ainsi que du budget disponible. Une fois ces critères pris en compte, vous pourrez sélectionner plus aisément un programme convenable répondant véritablement aux besoins spécifiques de votre entreprise facilitant sa croissance future notamment en matière de ressources humaines.